SPA Goes to SME's (2)

LAPORAN AKHIR SPA Goes to SME's
by SHINE team

1.  Daftar Rencana Kerja

Rencana Kerja dibuat sebelum kegiatan pembinaan UKM dimulai. Rencana ini berisi tentang aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan selama pembinaaan, rentang waktu yang tersedia sampai dengan sumber daya manusia yang akan melaksankannya. Untuk pembinaan UKM Saung Rossa, Tim SHINE membuat rencana kerja dalam waktu pembinaan tiga bulan dari awal juli hingga akhir Septermber seperti yang ada di tabel 1

Tabel 1

2. LAPORAN AKHIR – KELOMPOK UKM BINAAN

Berikut (tabel 2) laporan akhir Saung Rossa.

3. Laporan Strategi Jangka Panjang Saung Rossa

Strategi Quarter 1

Paling tidak ada tiga hal yang harus dilakukan saung dalam tiga bulan pertama, yakni mulai menerapkan pencatatan sederhana, merelokasi posisi gerobak es degan di tempat yang mudah terlihat oleh pengunjung, dan melakukan perekrutan tenaga kerja baru dari lingkungan sekitar

Pencatatan sederhana berdampak pada administrasi yang lebih jelas sehingga memudahkan pemilik mengetahui biaya sesungguhnya dari produk yang ia produksi, banyak volume produk yang seharusnya ia produksi, serta profit optimal yang bisa ia bisa ambil, atau yang lebih dikenal dengan CVP analysis (cost volume profit analysis). Selain itu, ini berfungsi sebagai internal control.

Relokasi es degan diperlukan karena es degan merupakan produk yang memberi keuntungan paling besar bagi saung tetapi posisi gerobaknya diletakkan di tempat yang tidak mudah terlihat calon konsumer terutama pengendara kendaraan bermotor yang lalu lintas di jalan raya depan saung.

Strategi Quarter 2

Di bulan keempat hingga keenam, setelah SDM, produksi, serta administrasi yang baik dimiliki, pemilik Saung harus menjamin bahwa kesekuruhan sistem yang ada berjalan dengan baik. Tenaga kerja sebagai SDM yang menggerakkan sistem tentu harus dipastikan dapat menjalankanya dengan baik pula. Permasalahan Pak Hasan adalah sulitnya ia menjaga keloyalitasan pekerjanya sehingga ia harus memastikan bagaimana bisa pekerjanya dapat loyal dan jujur bekerja di saung. Rat-rata alsan pekerja yang keluar adalah dikarenakan mreka yang tidak betah dengan pola kerjanya, mereka yang kurang dipercaya, hingga pemilik yang belum bisa mempercayai pekerjanya. Penjagaan kultural dengan memberikan bingkisan kecil ataupun melakukan kujungan makan bersama, dan hal-hal sederhan lainnya dapat membuat pekerja trust terhadap pemilik danbegitu pula sebaliknya.

Strategi Quarter 3

Hingga Bulan kesembilan, pemilik UKM harus secara intensif melakukan kegiatan kultural dengan karyawannya. Jika hingga bulan ke enam keatas, pekerja yang ia miliki tetap bekerja di saung berarti penjagaan loyalitas berhasil dilakukan, Ini berdasarkan pengalaman rata-rata pekerja yang bertahn di saung maksimal hanya berkisal enam bulan atau kurang.

Strategi Quarter 4

Ketika permasalahan internal telh diselesaikan dengan baik dan terus dilakukan pengawasan, pemilik saung bisa memutuskan apakah ia akan melakukan ekspansi bisnis atau tidak. Pemilik juga bisa melihat alternatif model ekspansi yang bagaimana yang paling efeisen dan efektif dilakukan. Dari pemilik UKM sendiri, ekspansi yang ingin dilakukan dengan mendirikan saung baru. Sedangkan dari Tim SHINE menyarankan untuk melakukan ekspansi dengan menambah target pasar yang sebelumnya belum terjamah yakni mahasiswa, dosen, civitasm UI dan vokasi. Untuk menjamah target ini, perusahaan dapat membuka catering utnuk kegiatan kemahasiswaaan atau pun fakultas yang sering dilakukan. Saung tidak perlu menyediakan budget baru untuk pembanguan tempat baru serta perlengkapan yang bersifat fixed cost lainnya. Dengan catering, saung dapat menambah volume dan profit hanya dengan menambah variabel cost

Buku Pencatatan untuk Saung Rossa

Terkadang pemilika usaha kecil, termasuk Saung Rossa tidak percaya dengan kemampuan mereka melakukan pencatatan administrasi yang dipandang mereka hanya sekedar menambah tugas mereka saja sedangkan efeknya tidak bisa langsung dirasakan. Di Saung Rossa sendiri penanaman nilai pentingya pencatatan ini terhambat karena adanya keengganan dari ibu pemilik warung, yang hanya berpendiidkan hingga SD, untuk membuat laporan. Berbeda dengan Pak Hasa yang cenderung sepakat dengan sistem pencatatan. Sayangnya, Pak Hasan tidak berhasil mempengaruhi istrinya dikarenakan beliau justru merasa pencatatan seolah-menjadikannya tidak dipercaya oleh suaminya sendiri dalam mengelola keuangan. Adanya keyakinan bahwa ia telah menggunakan kas dengan baik, dirasa cukup tanpa harus mencatat detail.

Oleh karena itu, sebelum memberikan buku pencatatan keuangan, terlebih dahulu Tim SHINE melakukan obrolan ringan seputar pentingnya pencatatan bagi UKM seperti Saung Rossa. Pembicaraan ini dilakukan beberapa kali hingga akhirnya tim dapat meyakinkan Pak Hasan dengan memberikan model beberapa contoh keberhasilan UKM dalam menyelesaiakan masalah hanya dengan memperbaiki pencatatan mereka. Hal yang terpenting adalah memberikan contoh dampak nyata yang telah terjadi di Saung akibat tidak adanya pencatatan. Contohnya saja, adanya keuntungan dalam bentuk fisik yang jumlahnya lebih kecil dari pada keuntungan yang seharusnya didapat.

Setelah itu, Tim SHINE juga harus memberikan model pencatatan sederhana yang sifatnya sederhana, valid, mudah dipahami, dan dapat diterapkan saung. Oleh karena itu, tim melakukan benchamrking pencatatan usaha-usaha serupa yang telah ada.Berikut tabel 3 menunjukkan model benchamrking laporan harian Rumah Makan “ Selera Kita “.

Kolom Keterangan (A) untuk mencatat penjelasan mengenai transaksi.

Kolom Kas Masuk (B) untuk mencatat jumlah penerimaan kas atau kas masuk.

Kolom Kas Keluar (C) untuk mencatat jumlah pembayaran kas atau kas keluar.

Kolom Saldo (D) untuk mencatat saldo kas, yaitu saldo kas awal + kas masuk – dikurangi kas keluar.

Berikut beberapa poin yang Tim SHINE, sebagai konsultan harus pahami:

Catat Keluar Masuknya Kas Sesegera Mungkin setelah anda melakukan transaksi penerimaan atau pembayaran kas. Lakukan secara hati-hati, cermat dan usahakan tidak ada salah catat.

Catatan Harus Didukung Bukti Transaksi. Untuk mencegah transaksi fiktif, setiap transaksi kas harus dibuktikan dengan tagihan, faktur, kwitansi atau nota tanda terima kas. Siapkan kolom khusus, (pada contoh di atas: kolom No) untuk mencatat nomor nota tersebut.

Hitung Saldo Fisik dan Bandingkan Dengan Catatan. Minimal anda harus melakukannya pada saat tutup buku. Setiap selisih yang terjadi harus dilakukan pemeriksaan dan pertanggungjawaban.

Buku Kas Ditutup Secara Harian. Dengan demikian anda mengetahui pemasukan dan pengeluaran setiap harinya. Periksa lagi catatan dan bandingkan dengan bukti-bukti transaksi.

Disiplin. Siapkan buku kas dengan kedisiplinan tingkat tinggi. Jangan menolerir kesalahan-kesalahan kecil dalam pengelolaan kas. Kesalahan tidak hanya bisa terjadi saat pencatatan, namun juga saat transaksi dilakukan.

Poin-poin penting yang dipahami tersebut akhirnya dijelaskan kepda pemilik UKM dengan bahasa yang lebih ringan dan mudah dipahami.

Berikut bagian dari buku pencatan Saung Rossa

1.

Laporan Laba Rugi

Laporan Laba Rugi Bulanan
Bulan: September Tahun: 2011
Penerimaan dari Saung		Rp 10.000.000
Belanja-belanja		Rp (2.000.000)
Laba Kotor			Rp 8.000.000
Biaya Usaha:
Gaji pegawai		Rp 1.000.000
Listrik		xxx
Air		xxx
Telepon		xxx
Sewa tempat		xxx
Bayar cicilan		xxx
Biaya …….
Total biaya usaha			Rp (5.000.000)
Laba/(rugi) Usaha			Rp 3.000.000

Cara mengisi:

1. Penerimaan dari Saung: jumlahkan seluruh komponen “Penerimaan Saung” yang ada di buku kas harian. Lalu masukkan angka hasilnya ke akun “Penerimaan dari Saung” di atas.
2. Belanja-belanja: hitung seluruh belanja yang diperlukan untuk membuat makanan dan minuman (seluruh menu) di saung, seperti belanja sayuran, bumbu-bumbu, gas, minyak, es batu, aqua dan sebagainya.
3. Laba Kotor = Penerimaan dari Saung – Belanja-belanja
4. Biaya Usaha: diisi sesuai pengeluaran yang terjadi di bulan itu yang penting untuk kelangsungan usaha.
5. Total Biaya Usaha = penjumlahan dari seluruh Biaya Usaha
6. Laba / (Rugi) Usaha = Laba Kotor – Total biaya usaha

Laporan perubahan modal Bulanan
Bulan: September Tahun: 2011
Modal awal, 1 September 2011	Rp 5.000.000
Laba / (rugi) bulan September	Rp 3.000.000
Pengambilan modal oleh pemilik	Rp (2.000.000)
Modal akhir, 30 September 2011	Rp 6.000.000

Laporan perubahan modal

Cara mengisi:

1. Modal awal: tulis sesuai modal awal bulan yang tersedia untuk usaha Saung.
2. Laba / (rugi) bulan … : diisi dari melihat laporan laba/ (rugi) bulanan.
3. Pengambilan modal oleh pemilik: ditulis sesuai modal yang diambil oleh pemilik
4. Modal akhir = Modal awal + laba/(rugi) – pengambilan modal oleh pemilik

Modal akhir bulan ini akan menjadi modal awal bulan berikutnya.

Contoh: angka 6.000.000 dibawah diambil dari modal akhir bulan sebelumnya.

Laporan perubahan modal Bulanan
Bulan: Oktober Tahun: 2011
Modal awal, 1 Oktober 2011	Rp 6.000.000
Laba / (rugi) bulan Oktober	Rp xxx
Pengambilan modal oleh pemilik	Rp xx
Modal akhir, 31 Oktober	Rp xxx

Saran

Dalam membina sebuah UKM hal yang paling diperlukan adalah saling percaya antar konsultan dan UKM yang dibina. Dengan kepercayaan tersebut konsultan dapat mendeteksi hal-hal yang dibutuhkan UKM serta masalah utama yang dihadapi secara lebih komprehensif karena semakin pecaya UKM maka smakin banyak data yang daapat -hal diperoleh dari UKM. Selain itu, konsultan juga tidak boleh menjanjikan hal-hal yang belum tentu ia bisa laksanakan. Jadi lakukan perbaikan sesuai kapasitas diri. Lebih baik jujur akan keterbatasan kemampuan konsultan daripada memberikan harapan yang dapat mengecewakan binaannya.